Spotkania robocze są straszne. Oto jak je ulepszyć.

Próbując zrozumieć, dlaczego spotkania są tak trudne, może posłużyć analogia do naszych szybko wyczerpujących się łowisk. Rybak tak naprawdę nie ma żadnej zachęty do zaprzestania połowów, a kraje nie są w stanie zgodzić się, kto powinien być odpowiedzialny za które ryby podlegają ich jurysdykcji. I tak nikt nie robi zbyt wiele, aby poprawić sytuację, najprawdopodobniej okradając przyszłe pokolenia z możliwości gryzienia pikantnych bułeczek z tuńczyka i grillowanych mieczników, którymi cieszyliśmy się w tak wielkiej obfitości.

Kultura związana ze spotkaniami w miejscu pracy ma podobny problem. Podczas gdy większość spotkań ma de facto lidera, kogoś, kto prowadzi program, to nie jest zadaniem tej osoby „wymyślić, jak prowadzić dobre spotkania.” Ludzie również zaakceptowali obecny stan rzeczy jako nieunikniony: wiemy, że spotkania są zasysane. zawsze ssane, więc po co marnować czas na ich ulepszanie? W rezultacie kontynuowali wypełnianie naszych harmonogramów w rodzaju tragedii związanej z miejscem pracy.

„To oczywiste środowisko” - mówi Joseph Allen, profesor psychologii przemysłowej i organizacyjnej na University of Nebraska w Omaha Odwrotność. „Wiemy, że musimy je mieć, ale nie wkładamy w nie dużo energii. A jeśli wszyscy uczestnicy spotkania nie podejmą wysiłku, aby uczynić go lepszym, to się nie zmieni … i dziwne jest, gdy ktoś próbuje je ulepszyć ”.

Ponieważ nasza zdolność komunikowania się ze sobą poprawiła się z biegiem lat, w ironicznym akcie, ilość czasu, który spędziliśmy na spotkaniach, faktycznie wzrosła. Pracownicy spędzają teraz średnio 23 godziny tygodniowo na spotkaniach, w porównaniu z mniej niż 10 w latach 60-tych. Siedemdziesiąt jeden procent starszych menedżerów ankietowanych w ostatnim badaniu cytowanym przez Harvard Business Review stwierdzili, że spotkania są nieefektywne i nieproduktywne. Prawie tyle samo spotkań uniemożliwiło im wykonanie pracy. Allen, który wraz z kilkoma kolegami z Clemson University niedawno ukończył obszerny przegląd blisko 200 prac naukowych na temat spotkań, mówi, że jest zbyt wiele godzin. Ich odkrycia zostały niedawno opublikowane w czasopiśmie Aktualne kierunki w naukach psychologicznych.

Fakt, że spotkania są często denerwujące lub niepotrzebne, nie oznacza, że ​​są nieistotne.

„Musimy zmusić ludzi do otrzymywania różnych informacji na temat problemu, aby wspólnie się znaleźć i znaleźć innowacyjne i kreatywne rozwiązanie” - mówi Allen Odwrotność. „Spotkania pozwalają nam na współpracę, pomagają nam zdobyć zasoby potrzebne do projektu, podejmować decyzje. Są naprawdę, bardzo ważne. Ale musimy być naprawdę ostrożni w kwestii nadmiernego użytkowania. ”

Innym problemem związanym ze spotkaniami jest to, że pomimo tego, jak bardzo są frustrujące i istotne, w rzeczywistości nie są tak dobrze zbadani. Do przeglądu na ten temat, Allen i jego zespół zbadali każdy dokument, który mogliby znaleźć, który został napisany od 2006 r., nieco mniej niż 200. Może się to wydawać dużo, ale gdy weźmie się pod uwagę, że opublikowano ponad 1000 artykułów na temat przywództwa od ostatni rok sam i zaczynasz zdawać sobie sprawę, że tak naprawdę nie wiemy tak dużo o tym, jak prowadzić dobre spotkanie, jak powinniśmy.

Na szczęście około 200 badań, które zbadał Allen i jego zespół zrobił oferują pewne wskazówki, w jaki sposób możemy sprawić, by spotkania były nieco lepsze.

Przyjmij zaproszenie dzięki uprzejmości

Allen twierdzi, że badania sugerują, że powinniśmy lepiej wykorzystać zaproszenie grzecznościowe. Jednym z największych problemów związanych ze spotkaniami jest rzeczywiście dobre intencje; zwykle zapraszamy zbyt wielu ludzi, którzy nie muszą tam być. Nieuważni, znudzeni uczestnicy spotykają truciznę, ale jednocześnie nie chcesz wykluczać kogoś, kto może mieć bardziej zniuansowany lub zaskakujący powód, by chcieć być w pokoju. Aby rozwiązać ten problem, Allen sugeruje przyjęcie zaproszenia uprzejmości: zaproszenia, w którym bardzo wyraźnie przyznajesz, że zapraszasz je jedynie jako uprzejmość i że mogą go pominąć. Ludzie lubią pomijać spotkania.

Zabij raport o stanie

Jest cały gatunek spotkań, który jest niewiarygodnie powszechny i ​​nie spełnia żadnego celu, mówi Allen: „Okrągły krąg”, „oto, co wszyscy mają do czynienia”, raport o stanie, w którym ludzie chodzą w kółko i wyjaśniają, co robią czy dzielić się postępami w danym projekcie. Tego rodzaju informacje powinny być udostępniane elektronicznie, a zwołanie wszystkich do zwerbalizowania jest stratą czasu. Jak zwięźle ujął to Allen: „Jeśli nie jest to związane z projektem, nie potrzebujemy tego spotkania”.

Quash Complaints, ale nie Jokes

Kiedy spotkanie jest już w toku, odkrycia Allena sugerują, że naprawdę ważne jest stworzenie przestrzeni dla humoru. Śmiech pomaga wciągnąć ludzi w rozmowę, która promuje uczestnictwo (w końcu chodzi przede wszystkim o spotkanie). Z drugiej strony Allen mówi, że istnieje duże niebezpieczeństwo narzekania, które może wydawać się ładne niewinny („Zrobiłeś to widzieć ruch na 95 dzisiaj? ”), ale może promować poczucie oderwania i beznadziei.

Nie spóźnij się

Podczas gdy spotkania, na których nikt nie mówi, lub gdy jedna osoba dominuje w rozmowie są oczywiście problematyczne, Allen twierdzi, że badania wskazują, że zdecydowanie najbardziej podstępnym problemem ze spotkaniami jest spóźnienie. Podczas gdy „bycie na czas” wydaje się całkiem oczywistym protokołem stopień do którego jedna osoba spóźniająca się na spotkanie tylko sześć minut może wykoleić całą rzecz, jest naprawdę szokująca. Jedno z badań, na które Allen i jego zespół przyjrzeli się, na przykład, próbowało znaleźć różnice w postawach kulturowych związanych z opóźnieniem w Chinach, Chile, Włoszech, USA, Niemczech i Holandii. Są to całkiem różne kultury pracy, z różnymi wartościami wokół pracy, więc zespół Allena spodziewał się znaleźć różnice kulturowe pod względem ważności punktualności. Wcale nie.

„Istnieje pewna dramatyczna konsekwencja w frustracji związanej z późnym pojawieniem się na spotkaniach” - mówi Allen. „Można by pomyśleć, że kultura kraju, jego życie domowe, to, kim są jako osoba, wpłynęłyby na ocenę doświadczenia spotkania, ale odkryliśmy, że wraz z globalizacją gospodarki nastąpiła globalizacja tego rodzaju środowisko biurowe ”.

W tych dzielących, spolaryzowanych czasach, jedna z niewielu rzeczy, które my wszystko łączy nas to, że chcemy, aby ludzie szanowali nasz czas. A kiedy się spóźnisz, ludzie po prostu nie siedzą i nie dbają o to, gdzie powinni być; kultywują także złe uczucia nie tylko na tym spotkaniu, ale wszystkie spotkania które nadchodzą w przyszłości. Innymi słowy, gdy spóźnisz się na spotkanie, nie tylko zrujnujesz to spotkanie ludziom, ale przede wszystkim pomagasz zrujnować ich samą koncepcję spotkań. Co mi przypomina, że ​​powinienem odlecieć.

To była dostosowana wersja naszego Strategia biuletyn, cotygodniowy przegląd najbardziej trafnych porad finansowych, zawodowych i związanych ze stylem życia, których potrzebujesz, aby żyć jak najlepiej. Jestem James Dennin, redaktor innowacji w Odwrotność. Jeśli masz pieniądze lub pytania związane z karierą, na które chcesz uzyskać odpowiedź, wyślij e-mail na adres [email protected] - i przekaż Strategię za pomocą tego linku!