E-mail czyni cię strasznym w swojej pracy i powinieneś go ignorować

Nie brakuje strasznych wynalazków nastolatków: przychodzą na myśl propozycje, prowokacja prezerwatywy i wściekłość. Ale najbardziej katastrofalnym pomysłem, jaki kiedykolwiek przyniósł czwarty przedwczesny młody umysł, musi być e-mail.

Jesteśmy pewni, że młody wynalazca V.A. Shiva Ayyadurai - który rozpoczął budowanie pierwszego kodu ((http://techland.time.com/2011/11/15/the-man-who-invented-email/) tego, co stało się e-mailem w przetargu w wieku 14 lat - miał na myśli jego pomysł na „wysoką niezawodność, sieć, system poczty elektronicznej”. Ale nowe badania przeprowadzone przez Michigan State University, jeden z pierwszych, w których mierzono wpływ „rozproszenia wiadomości e-mail” na menedżerów, kierownictwo i produktywność jest dość potworna.

Prawdopodobnie powinniśmy teraz wrócić do korzystania z poczty ślimakowej i telefonów obrotowych, podczas gdy nadal mamy szansę.

Dlaczego e-mail jest tak kontrproduktywny?

Ocena ta może wydawać się trudna, ale zakres drenażu wiadomości e-mail w odniesieniu do naszego czasu i zasobów jest w rzeczywistości dość alarmujący. Według nowego artykułu opublikowanego w Journal of Applied Psychology, spędzamy prawie osiem godzin tygodniowo odzyskiwanie z rozpraszających wiadomości e-mail. To prawie cały dzień pracy każdego tygodnia spędzony na ponownym skupianiu się na tym, co próbowałeś zrobić, zanim musiałeś odpowiedzieć na piosenkę Siren w Gmailu.

„E-mail jest przydatny, ale może stać się destrukcyjny, a nawet szkodliwy, jeśli zostanie użyty nadmiernie lub niewłaściwie” - powiedział Russell Johnson, profesor zarządzania w Michigan State i główny autor artykułu w oświadczeniu.

Największy problem związany z e-mailem? Ma potencjał, aby odwrócić naszą uwagę od ważniejszych rzeczy, szczególnie dla menedżerów. Kiedy twój szef spędza zbyt wiele czasu na e-mailu, typy zadań, które są bardziej narażone na zaniedbanie, to czynności zwane zachowaniami lidera, które, szczerze mówiąc, brzmią bardzo ważne.

„Zachowania Lidera dotyczą motywowania i inspirowania podwładnych, optymistycznego mówienia o przyszłości lub wyjaśniania, dlaczego zadania pracy są ważne” - wyjaśnił Johnson. „Kiedy menedżerowie zmniejszają swoje zachowania przywódcze i zachowania strukturalne, wykazano, że wydajność zadań pracowników, satysfakcja z pracy, zaangażowanie organizacyjne, wewnętrzna motywacja i zaangażowanie zmniejszają się, a stres pracowników i negatywne emocje rosną”.

Innymi słowy, menedżerowie, którzy poświęcają zbyt wiele czasu na pocztę elektroniczną, nie poświęcają wystarczającej ilości czasu na kierowanie pracownikami, co obniża jakość pracy w prawie każdej możliwej do wyobrażenia zmiennej, od tego, jak wiele zrobili, do tego, jak byli szczęśliwi. Jak się okazuje, potrzebujemy tych motywacyjnych rozmów o wiele więcej niż myślimy!

Na szczęście jest tu całkiem prosta poprawka, polegająca na sprawdzeniu poczty e-mail zgodnie z harmonogramem. W skrzynce odbiorczej znajdują się ważne rzeczy, których nie możemy dokładnie zignorować, ale sprawdzając nasz e-mail zgodnie z harmonogramem, możemy złagodzić te osiem lub więcej godzin w tygodniu, które spędzamy przełączając się między nimi, nie pozwalając, aby ważne prace lub przypomnienia spadły spękanie.